Algunas veces hay que arrollarse las mangas

Cuestionamos cada parte del proceso que no nos parecía.

El trabajo del gerente en muchas ocasiones se encarga de lo macro, dirige a los demás, planea y supervisa, pero no realiza lo operativo.

Yo estoy de acuerdo con esto, pues se hacen equipos y el trabajo se delega. Sin embargo, hay momentos en los que es vital detenerse, arrollarse las mangas de la camisa y meterse de lleno en un proceso, en un sistema o en un problema.

Hace varios años tenía serios problemas con mi equipo financiero-contable. La contabilidad debía estar lista los primeros diez días del mes.  Sin embargo, me la entregaban el veinticinco o más tarde, y al revisarla estaba llena de errores y era poco confiable.

En pocas semanas la relación con el gerente financiero se puso muy tensa y le acepté la renuncia. 

Al llegar el nuevo gerente financiero hicimos un ejercicio que repito algunas veces. Sentamos al contador (quien muy honestamente creí que también tenía que irse) y le pedimos que nos explicara paso a paso cómo hacía la contabilidad.  ¡Abrimos la caja de pandora!

Cuestionamos cada parte del proceso que no nos parecía.  Encontramos que había muchos asientos contables que se hacían al iniciar el mes pero que eran del mes pasado.  Había muchas otras tareas que podrían delegarse en el equipo de contabilidad y no solo debía hacerlas el contador general.  Además, encontramos que muchas otras partes del proceso eran capricho del gerente anterior.

Fue una sesión de varias horas, en las que el contador reveló todo el proceso, lo entendimos y lo modificamos, procurando eficiencia y exactitud en la información.

Durante ese mes se efectuaron los ajustes planteados.  Se realizaron varios procesos durante ese tiempo, se distribuyeron tareas, se hicieron algunas mejoras al sistema y, sobre todo, se rompió la tradición de hacerlo como el anterior jefe decía.  Al momento del cierre contable y elaboración de los estados, no hubo que pagar horas extras; ese mes nadie abandonó la empresa en la madrugada, como era la costumbre. Todo se pudo hacer en horas regulares.

¿Cuál fue el resultado?

La contabilidad y los estados financieros fueron revisados el día tres con el gerente financiero y me los entregaron al día siguiente sin errores.

¿Cómo es posible lograr un cambio tan radical de un mes a otro? Creo que es la sumatoria de varios aspectos: mejora sustancial en el proceso, dedicación y compromiso del equipo, delegación efectiva, liderazgo y trabajo inteligente.